Der ultimative Guide zum IT Outsourcing bei der Softwareentwicklung

Digitale Transformationen sind für viele Unternehmen komplex und erfordern einen erheblichen Aufwand an Zeit, Geld und Mühe. So kommt es häufig zum IT Outsourcing – ein Trend, der sich voraussichtlich in den nächsten Jahren noch verstärken wird.

In der Vergangenheit haben sich Unternehmen hauptsächlich aufgrund von Kosteneinsparungen entschieden, die Softwareentwicklung auszulagern. Dieser Grund steht jedoch nicht mehr im Vordergrund.

Heutzutage geht es bei der IT-Strategie darum, auf die innovativsten Technologien und besten IT-Fachkräfte zuzugreifen. Hinzu kommt, dass das eigene IT-Team bereits mit den Kernaufgaben wie der Gewährleistung des Systembetriebes mehr als ausgelastet ist. Dadurch fehlt die Zeit, um neue Lösungen zu finden, die die Geschäftsprozesse automatisieren und die digitale Transformation vorantreiben. Verstärkt wird dieser Zustand durch den anhaltenden Fachkräftemangel, das Fehlen spezifischer IT-Skills oder einen mangelnden Überblick über die verfügbaren Lösungsansätze. IT Outsourcing kann hierbei eine optimale Ergänzung für Ihre Mitarbeiter sein, um neue Lösungen zu implementieren.

In diesem Artikel erklären wir, was IT Outsourcing bei der Softwareentwicklung bedeutet und welche Vorteile es mit sich bringt. Außerdem stellen wir fünf gängige Software Outsourcing Modelle vor und geben Ihnen Tipps zum effizienten IT Outsourcing Ihrer Softwareaktivitäten.

Beim IT Outsourcing können die gesamte IT oder Teilprozesse ausgelagert werden. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.

Application Outsourcing

Hierbei wird auf Grundlage eines Service Level Agreements (SLA) die komplette Verantwortung einer Anwendung an einen externen Dienstleister übertragen. Zu den Serviceleistungen gehören beispielsweise die Weiterentwicklung, Überwachung und Fehlerbehebung einer Anwendung.

Infrastructure Outsourcing

Werden Betrieb und Wartung der IT-Infrastruktur bzw. Teile der IT-Infrastruktur sowie Support-Dienstleistungen durch einen externen Dienstleister erbracht, denn liegt diese Form von Outsourcing vor.

Staff Augmentation

Bei der Staff Augmentation wird ein existierendes Team durch externe Fachkräfte erweitert, um ein IT Projekt umzusetzen. Diese Form von Outsourcing wird häufig in großen Konzernen eingesetzt.

Managed Services

Es gibt viele IT Outsourcing Anbieter und Managed Services Providers, die ihre Dienstleistungen anbieten. Dabei wird zwischen Nearshore Outsourcing und Offshore Outsourcing unterschieden. Bei Nearshore Outsourcing wird die gesuchte Dienstleistung im europäischen Raum einkauft und beim Offshore Outsourcing außerhalb Europas. Bei der Auslagerung Ihrer IT ins Ausland sollten Sie in jedem Fall den Datenschutz im Auge behalten, insbesondere wenn auch Kundendaten im Spiel sind.

Software Development Outsourcing

Bei dieser sehr häufigen, vor allem im Mittelstand beliebten Form des IT Outsourcings wird ein externer Dienstleister oder Freelancer mit einer Software- oder App-Entwicklung beauftragt. Die Entwicklungsdienste können von der Entwicklung individueller Software bis hin zur Entwicklung von kommerzieller Software für Ihre Kunden reichen.

Durch Software Development Outsourcing oder eine der anderen Möglichkeiten kann sich Ihr internes IT-Team auf Kernkompetenzen wie Wachstum und Innovation konzentrieren. Tatsächlich können Sie einzelne Arbeiten, ein gesamtes Projekt oder Ihren gesamten Entwicklungsprozess auslagern!

Lassen Sie uns nun die enormen Vorteile betrachten, die IT Outsourcing bietet.

Hier sind vier Vorteile von IT Outsourcing, die Sie kennen sollten:

1. Kostenreduzierung & Skalierbarkeit

IT Outsourcing ermöglicht Ihnen die Kostenkontrolle. Dies ist der Hauptgrund, warum Unternehmen beispielsweise ihren Softwareentwicklungsprozess auslagern. Ein Unternehmen kann für Dienstleistungen nach Bedarf bezahlen und damit hohe Investitionen in Infrastruktur, Software und Personal vermeiden. Dadurch lassen sich Projekte schneller skalieren, als dies bei interner Verwaltung möglich wäre

2. Zugang zu IT-Fachkräften und Spitzentechnologie

Unternehmen, die auf die individuelle Softwareentwicklung spezialisiert sind, haben Zugang zu einzigartigen Talenten und Branchenexperten, die zur Beratung und Diskussion von Lösungen zur Verfügung stehen. Das ist ein nicht zu unterschätzender Mehrwert für Ihr Unternehmen.
Darüber hinaus verfügen die meisten dieser Softwareentwicklungsunternehmen durch die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Kunden und Branchen über ein hervorragendes technisches Know-how und haben Zugriff auf erstklassige Softwareentwicklungstools. Etablierte agile Entwicklungs-methoden oder DevOps ermöglichen diesen externen Teams, produktiver zu sein. Diese Best Practices verkürzen nicht nur die Markteinführungszeit, sondern helfen Ihrem Unternehmen die technischen Fähigkeiten schnell zu steigern und neue Technologien zu nutzen.

3. Stärkere Fokussierung auf Kerngeschäftsprozesse

IT Outsourcing kommt auch Ihren internen Teams zugute! Indem Sie zeitaufwändige Projekte an einen Outsourcing-Anbieter übertragen, können Sie die Arbeitsbelastung für Ihre Mitarbeiter reduzieren. Da diese ausgelagerten Teams keine zusätzliche Anleitung benötigen, können sich Ihre Mitarbeiter auf Projekte konzentrieren, die direkt zum Unternehmenswachstum beitragen.

Anstatt Ihr internes Entwicklungsteam zu zwingen, Projekte zu bearbeiten, für die es nicht gerüstet ist, lagern Sie diese Jobs an ein Softwareentwicklungsunternehmen aus! Auf diese Weise können sich Ihre Vollzeitmitarbeiter auf strategische Ziele konzentrieren, die ihrem Qualifikationsniveau entsprechen, während sich der externe Partner auf das anstehende Softwareprojekt konzentriert.

4. Verbesserung der Softwarequalität

Ein externes Softwareentwicklungsteam ist in der Lage ein Endprodukt mit hoher Qualität zu liefern, da ihre Mitarbeiter in Sachen Qualitätssicherung, Softwaretesting und IT-Sicherheit auf dem neuesten Stand sind. Sie testen nicht nur in allen Phasen der Softwareentwicklung, sondern können auch das Einspielen und Testen von Updates übernehmen. Mit fortschrittlichen Tools für Automatisierungs- und Softwaretest und hochqualifizierten Testteams werden Schwachstellen und Inkonsistenzen schnell entdeckt. Sie erhalten ein stabiles Softwareprodukt, welches auch für eine bessere Benutzererfahrung sorgt. Darüber hinaus ist ein externer Partner auch in der Lage neue Ideen zur Verbesserung Ihrer Softwarelösung zu entwickeln. Er kann sogar neue Ansätze zur Lösung bestehender Geschäftsprobleme vorschlagen.

Wenn Sie nun mit dem IT Outsourcing starten möchten, müssen Sie das richtige Modell basierend auf Ihr Outsourcing Projekt auswählen.

Das Beste am IT Outsourcing ist, dass Sie Ihren externen Partner passend zu Ihrem Vorhaben einbinden können! Dafür gibt es verschiedene Modelle, um die Entwicklung, Wartung und das Testen Ihrer Softwarelösung entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen auszulagern.

Hier sind fünf Modelle, die Sie sich anschauen sollten:

1. Projektbasiertes Modell

Dieses Modell besteht darin, das End-to-End-Management des gesamten Softwareprojekts auszulagern. Mit der Übergabe der Projektanforderungen arbeitet der externe Dienstleister von Anfang bis Ende an dem Projekt. Das projektbasierte IT Outsourcing Modell eignet sich für unkomplizierte Projekte mit vorhersehbarer und gut untersuchter Funktionalität.

Wann sollten Sie sich für ein projektbasiertes Modell entscheiden?

• Wenn die Projektanforderungen klar sind.
• Wenn der Projektumfang festgelegt ist.
• Wenn die Fristen bekannt und von beiden Parteien vereinbart sind.

2. Dediziertes Teammodell

Hierbei stellt ein Unternehmen ein Team mit qualifizierten Fachleuten wie Softwareentwicklern, Designern und UX-Spezialisten ein, welches ein Projekt komplett umsetzt. Im Gegensatz zum projektbasierten Modell ist ein dediziertes Team stärker in Ihr Projekt eingebunden. Es sorgt nicht dafür, dass Ihre Produktentwicklungsprozesse reibungslos und effektiv ablaufen, sondern bietet gleichzeitig eine technische Beratung. So kann es Ideen einbringen und alternative Lösungen vorschlagen.

Die Verwaltung eines dedizierten Teams ähnelt der Verwaltung eines Remote-Teams. Sie können einen Spezialisten als Projektmanager einstellen, der die Kommunikation übernimmt und Ihnen Bericht erstattet. Ein dediziertes Teammodell eignet sich gut für Startups in der Wachstumsphase, wenn sie noch vage Anforderungen haben. Aber es ist auch für Unternehmen mit neuen Ideen, die langfristige, komplexe IT-Projekte planen, gut geeignet.

Wann sollten Sie sich für ein dediziertes Teammodell entscheiden?

• Wenn Sie eine langfristige Beziehung zu einem Softwareentwicklungsunternehmen aufbauen möchten.
• Wenn Ihre Software regelmäßig gewartet und aktualisiert werden muss.
• Wenn Ihre Anwendung hochgradig skalierbar ist.

3. Outstaff Modell

Das Outstaff Modell umfasst eine Art IT Outsourcing, wenn Sie kein vollständiges Entwicklungsteam benötigen und separate Spezialisten einstellen. Manchmal erfordert ein Projekt die Suche nach ein paar zusätzlichen Fachleuten, und es steht Ihnen frei, externe Mitarbeiter einzustellen, um diesen Arbeitsumfang abzudecken.

Der Softwareentwicklungspartner stellt in diesem Modell die fehlenden Fachkräfte zur Verfügung, aber Sie sind für die Kernprozesse verantwortlich. Als Auftraggeber steuern Sie das Softwareentwicklungsprojekt mit all seinen Einzelaufgaben. Sie sind auch für die Verteilung der Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektes verantwortlich.

Wann sollten Sie sich für das Outstaff Modell entscheiden?

• Wenn Sie stärker in den Entwicklungsprozess eingebunden werden möchten.
• Wenn Sie mehr kreative Kontrolle während der Softwareentwicklung wünschen.

4. Time & Material Modell (T&M)

Das T&M Modell besteht aus Projekten, die ein klar definiertes Endziel haben. Der Weg, wie dieses Ziel erreicht wird, bleibt jedoch dem Anbieter überlassen. Er hat dabei hohe Freiheitsgrade. Dieses Outsourcing-Modell wird in der Regel in Personenstunden abgerechnet und der Kunde zahlt ausschließlich für die Zeit, die für die Entwicklung aufgewendet wurde.
Da T&M in der Regel auf agilen Methoden basiert, werden Sie außerdem in alle Entwicklungsstadien einbezogen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Ergebnisse Ihren Erwartungen entsprechen. Sobald Sie die endgültigen Ergebnisse der Arbeit akzeptiert haben, ist der IT Outsourcing Vertrag mit diesem Unternehmen vollständig erfüllt.

Wann sollten Sie sich für das T&M Modell entscheiden?

• Wenn Sie ein klares Ziel für das Projekt haben.
• Wenn die konkreten Schritte zur Umsetzung erst im Projekt ermittelt werden.
• Wenn Sie nach einer kurzen Zusammenarbeit suchen.

5. Festpreismodell

Das Festpreismodell ist frei von externen Abhängigkeiten und hat einen fest definierten Umfang und Anforderungen. Einfacher gesagt, es ist nicht abhängig von Zeit und Ressourcen. Die Abrechnung erfolgt nach vordefinierten Meilensteinen und Spezifikationen.
Die Implementierung neuer IT Funktionen im Rahmen dieses IT Outsourcing Modells wird in einer separaten Leistungsbeschreibung ausgehandelt. Diese muss gründlich vorbereitet werden und nimmt viel Zeit in Anspruch. Die Genehmigung neuer zusätzlicher Funktionen, die sich evtl. erst im Projekt ergeben, kann den Entwicklungszyklus verzögern, da sie erst gemeinsam abgestimmt und als Change Request definiert werden müssen.

Wann sollten Sie sich für das Festpreismodell entscheiden?

• Wenn Sie ein kleines Projekt entwickeln möchten.
• Wenn Sie einen klaren Umfang und einen definierten Zeitplan für das Projekt haben.

Es gibt auch Kombinationen aus T&M Modell und Festpreismodell, welche in der Praxis als agiler Festpreis bezeichnet werden. Dabei werden die Interessen von Anbieter und Kunde ausbalanciert. Es entsteht ein kooperatives Modell, wo die Grundsätze der Zusammenarbeit und Flexibilität in der Ausgestaltung von Anforderungen bestmöglich vereint werden.

Unternehmen sollten einen passenden Outsourcing Partner auf Augenhöhe auswählen. Das heißt, der Partner sollte die angeforderte Leistung kompetent erbringen können, hinsichtlich der Kultur zum eigenen Unternehmen passen und das Vorhaben für sich als wichtig einstufen. Wenn Sie sich für einen Softwareentwicklungspartner und ein Modell entschieden haben, gibt es noch ein paar wichtige Punkte, um die ausgelagerte Programmierung Ihrer Anwendung erfolgreich zu machen.

Ziele festlegen

Zunächst ist wichtig, dass Sie die Ziele, die Sie mit Ihrem ausgelagerten Projekt erreichen möchten, klar definieren. Denken Sie daran, dass sie realistisch, ausgewogen und erreichbar sein sollten. Behalten Sie dabei Stakeholder und Anwender im Blick. Klare, messbare Ziele sind auch entscheidend für die Erfolgsmessung beim IT Outsourcing.
Angenommen, Ihr ausgelagertes Projekt erfordert während des Kurses zusätzliche Ressourcen. Sie können dann analysieren, ob es mit Ihren definierten Zielen übereinstimmt, und Ihre Entscheidung treffen. Darüber hinaus sollten Sie im Laufe Ihres Projekts zeitnah Auswertungen durchführen und die Ergebnisse mit Ihren Zielen abgleichen.

Anforderungen an die Software definieren

Ihr nächster Schritt besteht darin, eine Beschreibung dessen zu geben, was Sie benötigen. Ist es ein neues Produkt? Handelt es sich um ein Add-on zu einem Produkt, das Sie bereits erstellt haben? Wird dies in ein anderes Produkt integriert? Warum wird das benötigt? Für wen ist das?
Das sind alles wichtige Informationen, mit denen Sie sich im Vorfeld beschäftigen sollten. Denn spätestens Ihr externer Partner wird Sie danach fragen, um ein perfektes Softwareprodukt für Sie zu entwickeln.

Beschreiben Sie, wer das Produkt verwenden wird und wie. Das Verständnis für die Bedürfnisse des Anwenders ist ein entscheidender Teil des Prozesses. Damit Ihr externes Entwicklungsteam das Projekt zu Ihrer Zufriedenheit umsetzen kann, müssen viele Details geklärt sein. Diese lassen sich in Kategorien aufteilen.

Funktionale Anforderungen an die Software

Funktionale Anforderungen sind für Ihr Produkt von wesentlicher Bedeutung und beschreiben die gewünschten Funktionalitäten des Systems. Sie können im Rahmen von Funktionstests gemessen werden und folgende Komponenten umfassen:

• Interoperabilität: Die Anforderung beschreibt, ob ein Softwaresystem die Fähigkeit zum Zusammenspiel mit verschiedenen Systemen, Techniken oder Organisationen besitzt. Hier geht es auch um die Spezifikation externer Schnittstellen.
• Sicherheit: Die funktionale Anforderung beschreibt den Sicherheitsaspekt der Softwareanforderungen.
• Genauigkeit: Die Genauigkeit definiert, dass in das System eingegebene Daten korrekt berechnet und verwendet werden sowie dass deren Ausgabe korrekt ist.
• Konformität: Die funktionalen Compliance-Anforderungen bestätigen, dass das entwickelte System den Industriestandards entspricht.

Nicht funktionale Anforderungen an die Software

Die nicht funktionalen Anforderungen beschreiben eher wie ein System sein soll als was ein System tun soll. Sie werden hauptsächlich aus funktionalen Anforderungen abgeleitet, die auf Eingaben des Kunden und anderer Stakeholder basieren.

Nichtfunktionale Anforderungen erläutern die Qualitätsaspekte des zu konstruierenden Systems. Zudem werden sie in jedem System schrittweise implementiert. Nicht funktionale Anforderungen beinhalten beispielsweise:

• Leistung
• Benutzerfreundlichkeit
• Wartbarkeit
• Zuverlässigkeit
• Portabilität
• Anpassungsfähigkeit
• Ausfallsicherheit

Auch wenn in Zeiten von agilem Projektmanagement auf umfangreiche Anforderungsspezifikationen, die Ihr Projekt von Anfang bis Ende denken, verzichtet werden kann, ist es notwendig sich vorher ein klares Bild von seinem Softwareprojekt zu verschaffen.